Règlements généraux de MCQRFC

MCQRFC

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX de MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA

Adoptés le 6 octobre 1997, révisés le 5 mai 2007, le 14 mai 2016, le 6 mai 2017 et le 19 mai 2018.

 

Section I : Dispositions générales et définitions

 

Art. 1: Nom

Le nom de la corporation est MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC  ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA –  dont le sigle est : MCQRFC. Ce libellé a été accepté par les instances des gouvernements provincial (le 11 novembre 2017 – lettres patentes supplémentaires du Registraire des entreprises du Québec) et fédéral (le 26 février 2018 – référence : 1121162 de l’Agence du revenu du Canada).

 

Autres noms en vigueur :

Nom de l’entreprise :

     MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA                                (10 novembre 2017, matricule : 1145798923)

Autres noms utilisés (en vigueur):

       MCQ                                                                          (6 novembre 2012)

       MCQRFC                                                                  (12 septembre 2017)

       Méditation chrétienne                                                (5 août 2009)

       MÉDITATION CHRÉTIENNE (MCQRFC)           (12 septembre 2017)

       Méditation chrétienne du Québec et des Régions francophones du Canada

(5 mai 2007 et en vigueur depuis 5 août 2009).

 

Art. 2: Siège social

Le siège social de la corporation est situé dans le district judiciaire indiqué dans ses Statuts et règlements généraux et à l’adresse indiquée dans le dernier avis envoyé au Registraire des entreprises du Québec. L’adresse du siège social peut être changée dans les limites du district judiciaire indiqué aux Statuts et règlements généraux par résolution du conseil d’administration. Le siège social peut également être transféré dans un autre district judiciaire par une modification du texte des Statuts et règlements généraux. Le district judiciaire actuel est Saint-Hyacinthe.

 

Art. 3: Qualité des membres

La corporation se compose de personnes qui pratiquent la méditation selon la  Tradition chrétienne enseignée par John Main o.s.b. et qui ont payé leur contribution financière annuelle (Art. 7, 4e alinéa).

 

Art. 4: Fonctionnement

a) Tous les membres en règle forment l’assemblée générale de la corporation

b) La corporation est administrée par un conseil d’administration de SEPT (7) membres.

 

Art. 5: Nature, buts et objectifs

La nature, les buts et les objets de la corporation sont inscrits dans les Lettres patentes (Déposées au registre le 13 mai 1996) et les Lettres patentes supplémentaires du 11 novembre 2017 du Registraire des entreprises du Québec).

 

Art. 6: Dissolution

Au cas de dissolution: cf. Lettres patentes, 6e partie, p.4.

 

Section II:   Les membres de la corporation

 

Art. 7: Membres

  • Ils adhèrent à l’enseignement de la méditation selon John Main o.s.b.
  • Ils participent au développement de MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA (MCQRFC).
  • Ils reconnaissent le lien avec la Communauté mondiale de la Méditation chrétienne (WCCM/CMMC)
  • Ils paient la contribution financière annuelle déterminée par une résolution du conseil d’administration.

 

Art. 8: Cessation

a) Une personne cesse d’être membre de la corporation quand elle ne respecte plus les critères de l’Art. 7.

b) Si elle décède.

 

Section III:   Les membres du Conseil d’administration

 

Art. 9: Énumération

Les sept administrateurs-es élus-es au conseil d’administration se partagent les 7 fonctions suivantes:

  • président(e),
  • vice-président-e-s, (2)
  • trésorier(ère),
  • secrétaire
  • conseillers(ères), (2)

De plus, le(la) coordonnateur(trice) général(e) fait partie de droit du conseil d’administration, cependant sans droit de vote; il(elle) peut toutefois déposer des avis auprès du conseil d’administration.

 

Art. 10: Élection

La présentation d’une candidature par procuration est admise dans la mesure où deux personnes appuient celle-ci et que le candidat ou la candidate accepte de se soumettre au vote de l’assemblée. Cette mesure veut faciliter des candidatures à travers tout le Canada francophone et dans les régions limitrophes du Québec. La technologie de Zoom-Canada permet un travail à distance.

Les membres élus du conseil d’administration le sont tous pour un mandat de deux ans.  Pour éviter que tous les 7 membres élus ne quittent le conseil d’administration en même temps, la procédure suivante fixe les mandats selon l’ordre des administrateurs.

Administrateur # 1-      – Élection chaque année impaire     – Mandat de 2 ans

Administrateur # 2-      – Élection chaque année paire          – Mandat de 2 ans

Administrateur # 3-      – Élection chaque année impaire     – Mandat de 2 ans

Administrateur # 4-      – Élection chaque année paire          – Mandat de 2 ans

Administrateur # 5-      – Élection chaque année impaire     – Mandat de 2 ans

Administrateur # 6-      – Élection chaque année paire          – Mandat de 2 ans

Administrateur # 7-      – Élection chaque année impaire     – Mandat de 2 ans

De plus, un administrateur nommé comme remplaçant au cours d’un mandat doit être élu au cours de la prochaine assemblée générale annuelle pour terminer le mandat confié.

Chaque année, ces personnes déterminent entre elles la fonction d’officier de chacune à la première réunion du conseil d’administration suivant une assemblée générale annuelle.

Art. 11: Président(e)

La présidente ou le président

a) exerce un contrôle général sur toutes les affaires de la corporation;

b) voit à la préparation de l’ordre du jour des réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration, les préside et en dirige les délibérations;

c) signe tous les documents qui peuvent requérir sa signature, notamment les actes d’administration ordinaire, par suite d’une résolution de l’assemblée générale et/ou du conseil d’administration;

d) remplit toute autre tâche exigée par ses fonctions ou que le conseil d’administration pourra lui assigner.

 

Art. 12 :  a) Premier(ère) (1er(re))Vice-président(e)

La 1re vice-présidente ou le 1er vice-président

a) remplit toutes les fonctions de la présidente ou du président lorsque ce dernier ou cette dernière est absent(e) ou est incapable d’agir;

b) a tous les autres pouvoirs et accomplit tous les autres devoirs que le conseil d’administration pourra lui confier ou lui assigner.

 

Art. 12 :  b) Deuxième (2e) Vice-président(e)

La 2e vice-présidente ou le 2e vice-président

a) s’intéresse aux affaires qui relèvent du national et de l’international;

b) régit certains dossiers relevant de ces instances

c) a tous les autres pouvoirs et accomplit tous les autres devoirs que le conseil d’administration pourra lui confier ou lui assigner.

 

Art. 13: Trésorier(ère)

La trésorière ou le trésorier assume les tâches reliées aux finances comme le budget, les prévisions budgétaires, le suivi financier, la paye des employées. Il ou elle…

a) a charge de tous les fonds et valeurs de la corporation; elle (il) voit à ce qu’ils soient déposés dans une ou des banques, caisses populaires, compagnies de fiducie ou chez tel dépositaire;

b) reçoit les sommes dues ou payables à la corporation et en donne quittance;

c) présente, pour adoption, à la réunion annuelle de l’assemblée générale les états financiers de la corporation ainsi que le rapport du vérificateur s’il y a lieu, et dépose, à titre informatif, les prévisions budgétaires;

d) permet à tout membre du conseil d’administration et/ou de la corporation de voir, durant les heures d’affaires, les livres de la corporation.

 

Art. 14: Secrétaire

La secrétaire ou le secrétaire

a) rédige les procès-verbaux des délibérations et des décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration;

b) voit à ce que soient donnés tous les avis prévus dans les présents règlements;

c) veille à ce que tous les livres, rapports, certificats et tous les autres documents requis par la loi soient classés et archivés;

d) tient à jour la liste des membres de la corporation;

e) remplit toutes les autres fonctions qui peuvent lui être assignées par le conseil d’administration.

 

Art. 15: a) Premier(ère) (1er(re)) Conseiller(ère)

La 1re conseillère ou le 1er conseiller

a) fournit une information ou/et une documentation adéquate concernant, entre autres, des aspects juridiques, et ce, au conseil d’administration;

b) conseille la présidente ou le président en diverses matières impliquant une recherche documentaire particulière ou une mise à jour d’informations;

c) remplit toutes les autres fonctions qui peuvent lui être assignées par la présidente ou le président ou le conseil d’administration.

 

Art. 15: b) Deuxième (2e) Conseiller(ère)

a) supervise tout ce qui relève des communications internes et externes de MCQRFC. Le site web, la page Facebook, la revue semestrielle Échos du silence font partie de ces communications.

b) remplit toutes les autres fonctions qui peuvent lui être assignées par la présidente ou le président ou le conseil d’administration.

 

Art. 16: Coordonnateur(trice) général(e)

Voir l’annexe 1, texte des responsabilités de la coordination, dernière mise à jour en 2018. (Pour des fins d’information seulement.)

La coordonnatrice générale ou le coordonnateur général

a) est membre de droit du conseil d’administration sans droit de vote;

b) est nommé(e) par le conseil d’administration;

c) remplit tous les devoirs et tous les pouvoirs de sa charge.

 

Art. 17: Cessation de fonction

Le poste d’un membre du conseil d’administration devient vacant si le membre

a) décède;

b) démissionne de son poste par avis écrit; la démission prend effet dès son acceptation par le conseil d’administration;

c) n’est plus membre de la corporation;

d) est destitué.

 

Section IV:  L’assemblée générale

 

Art. 18: Composition

L’assemblée générale se compose des membres en règle de la corporation. (Voir l’Art.3) Il peut y avoir des observateurs-trices, mais sans droit de  parole et sans droit de vote.

 

Art. 19: Pouvoirs

a) l’assemblée générale annuelle

  1. élit les membres du conseil d’administration; la présentation de candidatures par procuration est admise dans la mesure où deux personnes appuient celle-ci et que le candidat ou la candidate accepte de se soumettre au vote de l’assemblée. Cette mesure veut faciliter des candidatures à travers tout le Canada francophone et dans les régions limitrophes du Québec. La technologie de Zoom-Canada permet un travail à distance.
  2.  adopte les Règlements Généraux en vigueur;
  3. adopte, à tous les trois (3) ans, le Plan Triennal rédigé par le(la) coordonnateur(trice) général(e), lequel est révisé par le conseil d’administration et déposé à l’assemblée générale pour être adopté;
  4. adopte les états financiers annuels, préparés par le ou la responsable de la comptabilité et recommandés par le ou la trésorier(ère) et examine les prévisions budgétaires de l’année suivante.
  5. nomme, s’il y a lieu, le (la) responsable de la préparation des états financiers annuels de la    corporation;

b) l’assemblée générale spéciale ne peut décider que des questions mentionnées dans l’avis de convocation.

c) Selon l’urgence, l’avis de convocation à une assemblée générale spéciale doit se faire à l’intérieur de cinq jours ouvrables ou plus. Il peut être transmis par courrier ordinaire, ou par courrier électronique aux membres qui ont donné leur adresse électronique au secrétariat de MCQRFC au moment du renouvellement de leur contribution financière annuelle.

 

Art. 20: Réunions

a) L’assemblée générale annuelle se tient à l’endroit, à la date et à l’heure qu’indique le conseil d’administration par simple résolution;

b) Le conseil d’administration ou sept membres peuvent convoquer une assemblée générale spéciale aux lieu, date et heure qu’ils fixent. Il doit donner un délai d’au moins cinq jours ouvrables aux membres pour cette réunion. Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de sept membres ou plus produit une réquisition écrite signée par ces sept membres ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

c) Avis de convocation 

La secrétaire ou le secrétaire donne avis de toute assemblée générale, par lettre adressée à chaque membre de la corporation, au moins dix jours ouvrables à l’avance ou par courrier électronique aux membres qui ont donné leur adresse électronique au secrétariat de MCQRFC  au moment du renouvellement de leur contribution financière annuelle.

d) Quorum

La présence de douze membres constitue un quorum à toute assemblée générale.

e) Ajournement

Toute assemblée à laquelle il y a quorum peut être ajournée à n’importe quel jour juridique et tenue à n’importe quel endroit, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis.

f) Vote

a) tout membre de l’assemblée générale a droit à un vote. Le vote par procuration est prohibé; mais le vote via Zoom/Canada devient possible, si une personne participe à l’assemblée générale via Zoom/Canada

b) s’il s’agit d’affaires, le vote peut se prendre oralement ou à main levée, à moins qu’un membre n’exige le scrutin secret; au cas d’égalité des voix, la(le) président(e) a voix prépondérante;

c) s’il s’agit d’une élection, le vote se prend au scrutin secret, à moins que l’assemblée à l’unanimité n’en décide autrement; un scrutin d’élection est déterminé par la majorité absolue des voix et, après deux scrutins sans résultat, par la majorité relative.

 

Section V:  Le conseil d’administration

 

Art. 21: Composition

Le conseil d’administration de la corporation est composé des officiers nommés à l’article 9.

 

Art. 22: Pouvoirs

Le conseil d’administration

a) établit les politiques internes et externes de la corporation en conformité avec les objectifs de la corporation selon les Lettres patentes;

b) nomme, pour le temps du mandat non complété, la(le) remplaçant(e) d’un officier de la corporation dont le poste est devenu vacant;

c) destitue tout membre dont la conduite nuirait gravement à la corporation;

d) exerce tous les droits et tous les pouvoirs que la corporation elle-même peut exercer en vertu de ses Lettres patentes et selon les Règlements généraux;

e) fait dresser toutes espèces de contrat, particulièrement ceux qui concernent les actes d’administration extraordinaire;

f) achète, loue ou autrement acquiert, aliène, vend, échange ou autrement dispose des terrains, édifices ou autres biens, meubles ou immeubles, réels ou personnels de la corporation ou tout intérêt en iceux pour telle considération et à tels termes et conditions qu’il juge convenables;

g) peut:

1) emprunter sur le crédit de la corporation, de toute banque, corporation ou personne, toute somme, pour les périodes et aux termes et conditions qu’il juge convenables;

2) limiter ou augmenter les sommes empruntées;

3) émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes qu’il juge convenables;

4) nonobstant les dispositions du code civil, hypothéquer, nantir et mettre en gage les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs, de la corporation, pour assurer le paiement de telles obligations ou autres valeurs, ou donner une partie seulement de ces garanties pour les mêmes fins; et constituer l’hypothèque, le nantissement ou le gage ci-dessus mentionnés par acte de fidéicommis conformément aux articles 23 et 24 de la loi des Pouvoirs Généraux de certaines corporations (S.E.Q., ch. 280) ou de toute autre manière;

5) hypothéquer ou nantir les immeubles ou donner en gage ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles de la corporation, pour assurer le paiement d’emprunts faits autrement que par l’émission d’obligations et le paiement ou l’exécution des contrats et engagements de la corporation;

6) obtenir et aider à obtenir des fonds, au moyen d’emprunts, d’endossements ou autrement, pour toute autre corporation ou personne avec laquelle la corporation peut avoir des relations d’affaires, et garantir l’exécution de contrats ou d’obligations pour telle corporation ou personne;

7) autoriser, par résolution à transiger et régler les affaires de banque de la corporation, et à signer, accepter, tirer, endosser et exécuter au nom de et pour le compte de la corporation, tous documents, conventions, chèques, billets promissoires, lettres de change, acceptations, promesses, hypothèques, assignations et tous autres documents ou instruments qui peuvent devenir nécessaires ou utiles en rapport avec les affaires de banque de la corporation;

8) déléguer, par résolution, à toute personne tous les ou partie des pouvoirs conférés aux membres du conseil d’administration par les présents règlements, en autant que la loi le permet.

h) adopte chaque année les états financiers annuels pour les faire ratifier par l’assemblée générale, et adopte les prévisions budgétaires de l’année suivante pour les présenter, à titre informatif, à l’assemblée générale annuelle. S’il y a lieu, le rapport de la vérificatrice ou du vérificateur est déposé lors de l’assemblée annuelle pour les fins d’adoption.

i) est chargé en un mot de la régie interne et externe de la corporation et, à cette fin, peut constituer un comité exécutif qui s’adjoindra, s’il le juge opportun, autant de comités qu’il lui sera nécessaire.

 

Art. 23: Convocation

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal ou transmis par courrier électronique aux membres qui ont donné leur adresse électronique au secrétariat de MCQRFC au moment du renouvellement de leur cotisation financière annuelle. Sauf exception, l’avis doit être donné cinq jours ouvrables avant la réunion.

 

Art. 24 : Réunion du conseil d’administration

Le conseil d’administration peut tenir une réunion par conférence téléphonique, par courriel, par Skype, par WhatsApp ou tout autre technologie de la communication émergente en soumettant un ordre du jour restreint commandé par l’importance ou l’urgence de décisions à prendre, entre deux réunions régulières, et en respectant le Quorum (Section V, Art. 24). Cette réunion, pour être valide, doit faire l’objet d’un procès-verbal en bonne et due forme rédigée par le (la) secrétaire du conseil d’administration. Ce procès-verbal fait l’objet d’une adoption lors de la réunion régulière suivante. Ce procès-verbal suit la numérotation continue de la liste de tous les procès-verbaux.

 

Art. 25: Quorum

Le quorum du conseil d’administration est de quatre officiers présents sur sept.

 

Art. 26:Vote

Le Conseil d’administration, dans ses réunions, se conforme aux dispositions de l’article 20 f) relatives au vote. La présidente ou le président doit être impartial(e) sauf s’il y a égalité dans un vote; dans un tel cas, elle ou il doit décider si la proposition est acceptée ou non.

 

Art. 27: Ajournement

Toute réunion à laquelle il y a quorum peut être ajournée à n’importe quel jour juridique et tenue à n’importe quel endroit, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis.

 

Section VI: Divers

 

Art. 28: Exercice financier

L’année financière de MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA se déroule du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

 

Art. 29: Compte de banque

  1. un ou des comptes peuvent être ouverts dans une ou des banques, une ou des caisses populaires choisies par le conseil d’administration pour y déposer les fonds de la corporation;
  2. tous les chèques, lettres de change, billets à ordre ou autres effets négociables sont signés, tirés, souscrits, acceptés ou endossés par deux officiers du conseil d’administration ou autres membres autorisés à cet effet par résolution du conseil d’administration;
  3. tous les effets de commerce déposés en banque devant à cette fin être endossés au nom de la corporation, doivent porter la signature des personnes que le conseil d’administration désigne par résolution;
  4. tous les reçus signés par le (la) trésorier(ère) ou par une autre personne désignée par le conseil d’administration, constituent une quittance valable pour les deniers payés à la corporation.

 

Art. 30: Signature de documents

Les documents requérant la signature de la corporation doivent être signés par deux officiers du conseil d’administration, à moins qu’une ou plusieurs personnes ne soient, à leur place, nommément chargées, par résolution du conseil d’administration, de les signer.

 

Art. 31: Publication sur notre site web des procès-verbaux

Un procès-verbal est en soi un document public. Pour faciliter l’accès à tout procès-verbal du conseil d’administration dûment adopté lors d’une réunion régulière, ou, pour l’assemblée générale, adopté à sa réunion annuelle, ces documents sont mis en ligne sur notre site web, une fois adoptés par résolution  par l’instance concernée. Ils sont conservés sur notre site pendant une année au maximum.

 

Art. 32: Supplément et modifications

Tout amendement aux présents règlements doit accompagner l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle ou spéciale. Le vote des deux tiers des membres présents et formant quorum est requis pour l’adoption de l’amendement

__________________________________________________________________ 

ANNEXE 1 /

Service de la coordination en référence à la Section 2, Art. 16

Cette annexe relève de la gestion interne du conseil d’administration, mais celui-ci veut porter ce texte en annexe à la connaissance de l’assemblée générale. Il n’a pas à être voté.

 

Sommaire de la tâche

Sous l’autorité du Conseil d’administration, la personne qui assure la coordination générale supervise l’ensemble des activités de MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA (MCQRFC) conformément aux tâches qui lui sont confiées. Elle assure que les principes de gestion respectent et favorisent la mission de MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA (MCQRFC) de même que ses priorités de travail.

 

Description de la tâche conformément au contrat renouvelé du 3 avril 2018 au 3 avril 2020

1- Diriger toutes les personnes engagées dans le projet Jeunesse & Méditation, et ce, de manière prioritaire.

2- Organise et anime des rencontres périodiques avec les responsables des communautés de méditation chrétienne et les responsables de l’accompagnement régional en utilisant, entre autres, Zoom/Canada.

3- Entretient un lien avec les communautés de méditation en démarrage et toutes les autres, dans les régions où il n’y pas d’accompagnateur-trice régional-e.

4- Il s’assure que chaque communauté de méditation soit visitée annuellement par l’accompagnateur-trice régional-e ou toute autre personne désignée et déléguée.

5- Participe à la conférence téléphonique, à tous les deux mois, avec les instances nationales et internationales, et ce, en anglais. S’il y a lieu, le vice-président aux affaires nationales et internationales assumera conjointement cette tâche.

6- Réalise le transfert de plate-forme de notre site web.

7- Élabore et propose au Conseil d’administration un plan stratégique triennal qui vise tant le fonctionnement que la croissance MÉDITATION CHRÉTIENNE DU QUÉBEC ET DES RÉGIONS FRANCOPHONES DU CANADA (MCQRFC). Assure la mise en œuvre du plan stratégique triennal, une fois celui-ci soumis à l’approbation de l’assemblée générale annuelle. Ce plan stratégique triennal est révisé semestriellement par le conseil d’administration.

8- Procède à la planification, à l’organisation d’activités de ressourcement spirituel ayant lieu une partie de journée jusqu’à toute une fin de semaine ou selon d’autres modalités précisées et qui s’adressent d’emblée à l’ensemble des méditant-e-s, et au grand public.

9- Appuie le comité régional chargé d’organiser une activité spécifique de ressourcement spirituel ou forme un tel comité, là où il n’y a pas d’accompagnement régional.

10- Le coordonnateur reçoit des accompagnateur-trice-s l’information à propos d’une nouvelle communauté de méditation instituée sur son territoire.

11- Toute autre tâche commandée par l’évolution des dossiers et confiée par le conseil d’administration.

Soyez le premier à commenter

Laisser un commentaire